Cómo generar facturas electrónicas en mi negocio [Guía para principiantes]

Dentro de los procesos que puedes hacer más eficientes en tu negocio, se encuentra la generación de facturas a través de recursos digitales. Para ayudarte con esta transición, preparamos esta guía básica donde te explicamos cómo generar facturas electrónicas de manera sencilla.

¿Qué son las facturas electrónicas y por qué son importantes para tu negocio?

La facturación electrónica es una forma de enviar y recibir facturas en formato digital. Esto significa que en lugar de enviar facturas impresas por correo, se envían a través de Internet.

Más allá del beneficio ecológico que tienen al reducir el uso de papel, las facturas electrónicas pueden tener un impacto positivo en la organización y gestión de tu negocio debido a que se pueden procesar y archivar de manera más fácil, rápida y segura que las facturas impresas.

Beneficios de la generación de facturas electrónicas

La facturación electrónica tiene muchas ventajas en comparación con la facturación tradicional en papel.

Una de las principales ventajas de las facturas electrónicas es que se pueden enviar y recibir en cuestión de segundos, lo que significa que no hay retrasos en el procesamiento de facturas.

Esto a su vez, se refleja en una mejor relación con tus clientes porque recibirán su factura rápidamente, pero también agiliza la gestión de efectivo debido a que ayuda a reducir el tiempo de espera para el pago.

Otra ventaja de la generación de facturas electrónicas (como ya mencionamos) es que es más fácil de procesar, pues se hace automáticamente, lo que significa que no requiere el ingreso de datos de manera manual, con lo cual se reducen errores de facturación.

Esto último es muy relevante, considerando que de acuerdo con El Economista, una de cada 20 facturas se deben cancelar y volver a emitir debido a errores cometidos en procesos manuales.

Además, las facturas electrónicas se pueden archivar fácilmente en un sistema de gestión de documentos, así que no necesitarás grandes archivos de papel para su almacenamiento.

¿Cómo empezar a generar facturas electrónicas?

Para comenzar, necesitarás un software de facturación electrónica. Hay muchas opciones disponibles en el mercado, tanto gratuitas como de pago.

Es importante que elijas un software de facturación electrónica que se adapte a tus necesidades y presupuesto.

También considera factores como la facilidad de uso, la integración con otros sistemas y la capacidad de personalización.

Una vez que hayas elegido el software, deberás configurarlo para tu negocio considerando estos 3 rubros:

• La información de tu negocio y la del receptor
• Los impuestos
• Las plantillas de facturas

Cuando lo hayas configurado, podrás generar facturas electrónicas de forma rápida y sencilla.

Consejos de facturación electrónica para principiantes

Primero, asegúrate de que cumpla con los requisitos legales de la facturación electrónica. Esto significa que debe incluir información básica, como:

• Nombre y la dirección del emisor y del receptor
• Fecha de emisión
• Número de factura

Pero además, tus facturas electrónicas deben cumplir con requisitos de seguridad y autenticidad, como la firma digital del emisor (es decir, tu negocio) del receptor para asegurar que no haya manipulación de la información.

También es fundamental que incluyas los detalles del producto o servicio que estás facturando, como la cantidad, el precio y los impuestos.

Además, la factura debe ser clara y sencilla de entender. Para ello, utiliza un formato fácil de leer y no utilices jerga técnica o términos complicados.

Asimismo, cerciórate de que sea visualmente atractiva. Es recomendable que emplees gráficos y tablas para ayudar a organizar la información y facilitar su entendimiento.

Una vez que tu factura cumpla esto, deberás mantener registros precisos y actualizados de todas las facturas electrónicas que emita tu negocio para tener mayor control interno.

Paso a paso para crear una factura electrónica con iPos

El proceso para generar facturas electrónicas puede variar entre un software y otro. Sin embargo, para que tengas una idea más clara sobre cómo generar facturas electrónicas desde cero, te compartimos los pasos que debes seguir para hacerlo con iPos.

Lo primero que tendrás que hacer es registrar la documentación de tu negocio y los datos fiscales con los que se generarán todas las facturas electrónicas, es decir:

• RFC
• Razón social
• Código postal
• Régimen fiscal
• Folio inicial
• Serie

Luego deberás cargar la clave privada y el certificado de tu firma electrónica.

Una vez hecho esto, deberás activar esta información en el almacén correspondiente.

También deberás configurar los impuestos de tus productos o servicios, dependiendo de si llevan IVA o IEPS.

Con esta información cargada en el sistema y tus timbres fiscales, podrás empezar a generar facturas electrónicas en tu negocio siguiendo estos 3 sencillos pasos:

1. Ingresar la información fiscal de tu cliente.
2. Crear una nueva venta para agregar a dicho cliente.
3. Generar la factura.

Con estos pasos, se enviará de manera automática la factura electrónica al correo de tu cliente.

Mejora la organización y gestión de tu negocio con la generación de facturas electrónicas

La facturación electrónica es una forma ágil y sencilla de gestionar tus facturas y con ello, reducir costos y mejorar la eficiencia de tu negocio.

Ahora que sabes cómo generar facturas electrónicas desde cero, asegúrate de investigar y comparar las opciones de software de facturación electrónica que hay en el mercado para empezar a crear facturas efectivas de manera rápida y sencilla.