Control de facturas: 5 consejos para hacerlo más fácil

Mantener un control de facturas dentro de la empresa puede ser una tarea rápida y segura cuando tienes claro el proceso que debes seguir y cuentas con las herramientas adecuadas. 

Si estás buscando hacer más fácil para tu personal administrativo y de ventas este proceso, en este artículo te daremos 5 consejos clave para mejorar la gestión de facturas y que puedes integrar rápidamente a tu empresa. 

Consejos para el control de facturas en México, que valen oro

1) Crea un proceso estandarizado de control de facturas para todos tus puntos de venta 

Contar con un proceso estandarizado para el control de facturas es fundamental para evitar errores y garantizar la eficiencia en el manejo de la información financiera.

Establece un flujo de trabajo claro y definido que abarque desde la recepción de las facturas hasta su registro y archivo. Asigna responsabilidades específicas a los miembros del equipo y establece plazos para cada etapa del proceso.

Además, considera la implementación de un sistema de seguimiento de facturas que permita monitorear el estado de cada una de ellas. Esto te ayudará a identificar posibles retrasos, evitar pagos duplicados y mantener un control riguroso de los plazos de pago.

2) Mantén organizada tu información fiscal y contable en un mismo lugar

La organización de la información fiscal y contable es fundamental para un control efectivo de las facturas y, si se encuentran en un archivo digital, es importante que este sea accesible y fácil de gestionar. 

Mantén en orden todas las facturas recibidas y emitidas utilizando categorías o etiquetas para clasificarlas de acuerdo con su naturaleza o proveedor. Esto facilitará la búsqueda y consulta de las facturas, así como su conservación a largo plazo.

3) Cumple inmediatamente con los ajustes del SAT en México

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) en México realiza ajustes periódicos en las regulaciones fiscales. Es importante que estés al tanto de estos cambios y los implementos de forma inmediata en tu proceso de control de facturas.

Mantente informado sobre las actualizaciones normativas a través de los canales oficiales del SAT y asegúrate de que tu equipo esté capacitado para aplicar los cambios correspondientes. Esto te permitirá evitar posibles sanciones y mantener una operación fiscalmente saludable.

4) Elige un software de facturación que se adecue a tus fortalezas y necesidades 

La elección de un software de facturación adecuado es clave para optimizar la gestión de tus facturas. Existen diferentes opciones en el mercado, por lo que es importante evaluar las características y funcionalidades de cada uno de ellos.

Busca un software que te permita administrar de forma integral tus ingresos, gastos y facturación. Asegúrese de que cumpla con la normatividad del SAT en México y garantice la seguridad de su información.

Si tienes una tienda, nuestro software punto de venta “iPos”, tiene un módulo de facturas fácil de usar y se mantiene actualizado con las regulaciones fiscales en México. iPos te permite tener un control total sobre tus facturas, asegurando la integridad de tus datos y facilitando la generación de informes y análisis financieros.

5) Retroalimenta y capacita de forma continua a tu personal de facturación 

El personal encargado de la facturación juega un papel fundamental en el control de las facturas. Es crucial que cuenten con los conocimientos y habilidades necesarios para llevar a cabo esta tarea de manera efectiva.

Implementa programas de capacitación y brinda retroalimentación constante a tu equipo de facturación. Mantenlos actualizados sobre las regulaciones fiscales y ofrece recursos que les permiten mejorar su desempeño.

Mantener a tus colaboradores capacitados y motivados contribuirá a una gestión de facturas más eficiente y precisa.

Recupera el control de la facturación en tu empresa 

Sigue estos consejos clave y aprovecha las herramientas tecnológicas disponibles para optimizar la gestión y organización de tus facturas. 

Recuerda que si buscas un sistema de punto de venta que te ayude a facturar de forma fácil, con iPos cuentas con esta funcionalidad que además de ser fácil de usar, te permite estar siempre al día con las actualizaciones de la normatividad fiscal en México, lo que te permitirá tener certeza de tus operaciones y la seguridad de que tu información financiera se encuentra segura y entendible para tu equipo de trabajo. 

Una buena administración y control de facturas contribuirá al éxito y crecimiento de tu negocio.